「予定あり」としか表示されない他人の予定を参照する方法
最終更新
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Salesforceの仕様上、他ユーザーが登録した関連先のない「行動」（予定）は参照できません（仕様についてはをご覧ください）。Calsketでもこれらの「行動」は「予定あり」と表示され、詳細を参照することはできません。そこで、Salesforceで標準提供されている「Flow Builder」を利用し、関連先のない「行動」が作成された場合に自動的にカレンダー共有用のレコードを関連先に追加するレコードトリガーフローを作成することで、他人の予定も参照可能することができます。
行動を共有するために強制的に関連先を追加してしまう、半ば強引な手法ではありますが、関連付けるレコードの参照権限をコントロールすることで、Salesforceのアクセス権限管理の考え方から逸脱せずに対応できることから、現状最も有効な対応策です。
❶ 設定画面にて 「オブジェクトマネージャー」タブをクリックします。
❷ 右上の「作成」から「カスタムオブジェクト」をクリックします。
❸ 「行動」共有用のオブジェクトを作成します。
ここでは例としてオブジェクト名を「共有カレンダー」とします(任意の名前で構いません)。この際、「追加の機能」の「活動を許可」にチェックを入れます。
❹ 設定画面の「ホーム」タブに戻り、クイック検索にて「タブ」を検索、「タブ」をクリックします。
一時的にタブを追加して、「共有カレンダー」にレコードを作成します。
❺ 「カスタムオブジェクトタブ」の「新規」ボタンをクリックします。
❻ 「オブジェクト」に先程作成した「共有カレンダー」を選択し、「次へ」を押し、ステップに沿ってタブを作成します。
❼ 「アプリケーションランチャー」を開き、「すべての項目」から「共有カレンダー」をクリックします。
例として「共有カレンダー」という名前でレコードを1件作成。
❽ 後ほどプロセスビルダーで使用するため、作成したオブジェクトのID(URL最後の文字列)を控えておきます。
❶ 設定画面の「ホーム」のクイック検索にて「プロファイル」を検索、「プロファイル」をクリックし、参照権限を与えたいプロファイルをクリックします。
❷ 「オブジェクト設定」をクリックします。
❸ 「設定の検索」にて「共有カレンダー」を入力して設定画面を表示させ、「編集」ボタンをクリックします。
❹ 「オブジェクト権限」セクションにおいて、必要に応じて権限の有効化にチェックを入れ、「保存」ボタンをクリックします。
Flow Builderを起動して、「関連先」がない「行動」が更新された場合に、作成したレコード「共有カレンダー」を「関連先」に追加するように設定します。
❶ 設定画面の「ホーム」のクイック検索にて「フロー」と検索し、「フロー」をクリックします。
❷ 新しいフローを作成するため、右上の「新規フロー」ボタンをクリックします。
❸ 「新規フロー」の画面に遷移するので、「レコードトリガーフロー」を選択し、「作成」ボタンをクリックします。
❹ 「開始を設定」の画面に遷移するので、以下のように内容を設定し、「完了」ボタンをクリックします。
オブジェクトを選択
オブジェクト：行動
トリガーを設定
フローをトリガーする条件：レコードが作成または更新された
エントリ条件を設定
条件の要件：すべての条件に一致（AND）
[条件を設定] 1つ目
項目: WhatId(関連先ID)
演算子: ヌル（null）
値: True
[条件]はすべての条件に一致(AND)
[条件を設定] 2つ目
項目: IsPrivate(非公開)
演算子: 次の文字列と一致する
値: False
[条件]はすべての条件に一致(AND)
[条件を設定] 3つ目
項目: WhoId(名前ID)
演算子: ヌル（null）
値: True
更新されたレコードでフローを実行するタイミング：条件の要件に一致するようにレコードを更新したときのみ。
フローを最適化：高速項目更新
❺ フローの画面に遷移するので、「＋」をクリックして要素を追加します。
❻ 「トリガーレコードを更新」をクリックします。
❼ 「新規レコードの更新」の画面に遷移するので、以下のように内容を設定し、「完了」ボタンをクリックします。
表示レベル：任意の表示ラベル名（例:「共有カレンダーを追加」）
API参照名：任意のAPI参照名（例：「AddSharedCalender」）
更新するレコードを検索してその値を設定する方法：フローをトリガーした 行動 レコードを使用
検索条件を設定
レコードを更新する条件の要件：なし-常にレコードを更新
行動の項目値をレコードに設定
項目：WhatId(関連先ID)
値：<作成した共有カレンダーレコードのIDを指定>
❽ 右上の「保存」ボタンをクリックします。
❾ 「フローを保存」の画面に遷移するので、任意の「フローの表示ラベル」と「フローのAPI参照名」を入力し、「保存」ボタンをクリックします。
❿ 右上の「有効化」ボタンをクリックします。
⓫ 以上で設定は終了です。新規で「関連先」を設定せずに「行動」を作成し、自動的に「関連先」に「共有カレンダー」が追加されるのをご確認ください。Calsket上でも、「予定あり」と表示されていた他ユーザーの「行動」も参照可能になったことをご確認ください。
❶ 設定画面のクイック検索ボックスに「共有」と入力して表示された「共有設定」をクリックしてください。
❷ 「活動オブジェクト」の「デフォルトの内部アクセス権」を確認し、「非公開」になっている場合は「編集」ボタンをクリックします。
❸ 「活動」オブジェクトの「デフォルトの内部アクセス権」を「親レコードに連動」に変更し、「保存」ボタンをクリックしてください。
❹ 以上で設定終了です。
作成したオブジェクトのレコードを関連付けることで行動の共有範囲を制御するためには、共有する対象ユーザにオブジェクトの参照権限を付与する必要があります。オブジェクトのアクセス権限についてはを参照してください。
ここでは例として参照権限を与えたいプロファイルを「カスタム標準ユーザー」とします。編集できないプロファイルに関してはをご覧ください。
